Les bases du calcul de retenue pour absence en 2025
Le calcul des retenues pour absence lors de congés payés repose sur des principes stricts définis par le Code du travail et les conventions collectives. En 2025, comme les années précédentes, deux méthodes principales coexistent pour déterminer le montant de la retenue : la méthode du maintien de salaire et la règle du 1/10. La première consiste à évaluer ce que le salarié aurait perçu s’il était présent, tandis que la seconde calcule 10% de la rémunération brute perçue pendant la période de référence.
Différence entre jours ouvrés et ouvrables
La distinction entre jours ouvrés (du lundi au vendredi) et ouvrables (du lundi au samedi) est fondamentale :
- Méthode des jours ouvrés : 5 jours/semaine → 21,67 jours/mois
- Méthode des jours ouvrables : 6 jours/semaine → 26 jours/mois
- Méthode calendaire : tous les jours du mois
Cette distinction impacte directement le calcul de la retenue, comme le montre ce tableau comparatif :
| Méthode | Calcul journalier | Base mensuelle |
|---|---|---|
| Jours ouvrés | Salaire/21,67 | 5 jours x 52 semaines / 12 mois |
| Jours ouvrables | Salaire/26 | 6 jours x 52 semaines / 12 mois |
Méthodes de calcul des retenues pour congés payés
En 2025, les services de paie doivent toujours comparer systématiquement les deux méthodes de calcul pour appliquer celle la plus favorable au salarié, conformément à la jurisprudence constante de la Cour de cassation.
Application de la règle du 1/10
Cette méthode consiste à :
- Additionner tous les éléments de rémunération brute de la période de référence (généralement du 1er juin au 31 mai)
- Exclure les éléments non salariaux (remboursements de frais, primes exceptionnelles)
- Multiplier le total par 10% pour obtenir le montant global des indemnités
Les éléments à inclure dans le calcul sont précisés par l’URSSAF :
| Éléments inclus | Éléments exclus |
|---|---|
| Salaire de base, heures supplémentaires | Remboursements de frais |
| Primes de panier et transport | 13ème mois |
| Commissions des commerciaux | Indemnités maladie |
Calcul pratique avec la méthode du maintien de salaire
Cette approche, souvent plus complexe, nécessite de reconstituer le salaire que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé. Elle tient compte des particularités de chaque cas : horaires variables, travail posté, ou contrat à temps partiel.
Exemple concret pour un salarié au SMIC
Prenons le cas d’un employé au Smic 2025 (supposé à 11,50€/h pour cet exemple) prenant 9 jours de congés payés acquis en jours ouvrables :
- Salaire mensuel brut : 151,67h x 11,50€ = 1 744,21€
- Retenue journalière : 1 744,21€ / 26 = 67,08€
- Retenue totale pour 9 jours : 67,08€ x 9 = 603,72€
Ce montant sera déduit du salaire brut et remplacé par l’indemnité de congés payés calculée selon la méthode la plus avantageuse.
Impact des conventions collectives sur le calcul
Certaines conventions collectives prévoient des règles spécifiques qui dérogent au droit commun. La DIRECCTE recense ces particularités qu’il faut impérativement vérifier avant tout calcul.
Cas des salariés en forfait jours
Pour les cadres au forfait jours, le calcul diffère sensiblement :
| Élément | Calcul |
|---|---|
| Nombre de jours travaillés | 218 jours/an (variable selon convention) |
| Valeur journalière | Salaire annuel brut / 218 |
| Retenue | Valeur journalière x jours d’absence |
Gestion des absences pendant les congés payés
Lorsqu’un salarié est absent pendant ses congés payés (maladie, accident), des règles particulières s’appliquent en coordination avec la CPAM et les organismes complémentaires comme l’AGIRC-ARRCO.
Absence pour maladie pendant les congés
Dans ce cas de figure :
- Les jours d’absence ne sont pas comptabilisés comme congés payés
- Le salarié peut reporter ces jours
- La retenue pour absence est calculée différemment
Ces situations complexes nécessitent souvent l’intervention des services de la Sécurité Sociale et une coordination entre les différents acteurs.
Obligations de l’employeur en matière d’information
Le Ministère du Travail rappelle que l’employeur doit mentionner clairement sur le bulletin de paie :
- Les dates exactes des congés payés pris
- Le nombre de jours restants
- La méthode de calcul utilisée
- Le détail de la retenue et de l’indemnité compensatrice
Erreurs fréquentes à éviter dans le calcul
D’après les services de contrôle de l’URSSAF, les erreurs les plus courantes concernent :
| Erreur | Conséquence |
|---|---|
| Oublier de comparer les deux méthodes | Risque de pénalités |
| Mauvaise classification des primes | Calcul erroné |
| Confusion jours ouvrés/ouvrables | Montant incorrect |
Outils et simulateurs pour faciliter le calcul
Plusieurs organismes comme la CGSS ou l’INSEE mettent à disposition des outils pour :
- Calculer automatiquement les retenues
- Vérifier la conformité des bulletins
- Estimer les indemnités de congés payés
Ces outils prennent en compte les dernières évolutions réglementaires de 2025 et les particularités des différentes conventions collectives.
